#9 - Faut-il faire son CRM dans Notion ?
Tout ce que vous devez savoir pour répondre à cette question
Hello, c’est Riri 👋
Tout d’abord, bienvenue à tous les nouveaux abonnés depuis la dernière édition !
Ça y est, vous êtes déjà 1000 inscrits à cette newsletter 😱 C’était mon objectif pour fin décembre 2023 donc autant vous dire que je suis JOIE !
Cette édition est peu particulière puisque c’est la première que j’écris en partenariat avec un autre expert. Et cet expert n’est autre que Dilhan, le fondateur de Brulance et mon ancien collègue dans l’agence NoCode dans laquelle on travaillait tous les deux l’année passée.
J’avais décidé d’écrire une édition sur le sujet des CRM dans Notion car je reçois très souvent ce genre de questions :
Faut-il faire son CRM dans Notion ?
C’est quoi la différence avec un vrai CRM ?
Comment on construit un CRM dans Notion ?
Qu’est ce qu’on ne peut pas faire dans Notion ?
Est-ce qu’on peut faire des automatisations ?
Et puis je me suis dit pourquoi pas faire appel à un expert CRM pour parler de ce sujet. Dilhan a démarré sa carrière IT en implémentant du Salesforce (le CRM #1 mondial en terme de parts de marché et de fonctionnalités).
Après avoir retourné ce mastodonte dans tous les sens, il s’est donné comme objectif de quitter l’écosystème “grands groupes” pour mettre cette expérience au service de PMEs. Depuis, il en a testé et connecté des dizaines… Dynamics, Hubspot, Pipedrive, Active Campaign, Teamleader, …
Bref, qui de meilleur que lui pour nous démystifier les questions que tous les patrons de PMEs se posent ?
J’espère que vous êtes aussi excités que nous de lire cette édition !
Au programme donc :
Qu’est-ce qu’un CRM ?
Quelles sont les fonctionnalités les plus courantes dans un CRM ?
Comment est construit un CRM et peut-on en reproduire un dans Notion ?
À quoi ressemblerait un CRM dans Notion et jusqu’où peut-on aller ?
À partir de quand utiliser un autre CRM ?
Temps de lecture : 18 min ⏰
Qu’est ce qu’un CRM ?
À vrai dire, on devrait dire “Un outil de CRM”, car CRM signifie “Customer Relationship Management”.
Il s’agit donc d’un outil qui permet de gérer les relations et interactions d'une entreprise avec ses clients ou clients potentiels.
Aujourd’hui, les outils CRM peuvent être utilisés pour gérer la relation client tout au long de son cycle de vie, que ce soit le marketing, les ventes, l’e-commerce ou encore le service client. Certains vont même jusqu’à inclure leur gestion de projet dans leur CRM, puisque ça touche au client.
La plupart des gens utilisent le mot “CRM” pour désigner un outil qui permet de : gérer ses prospects, les faire évoluer dans leur funnel de vente et générer des offres et devis (et éventuellement les factures).
Quelles sont les fonctionnalités les plus courantes dans un CRM ?
Avant de répondre à cette question, prenons un pas de recul.
Si vous demandez à Marc Benioff, CEO de Salesforce, l’objectif d’un CRM, il dira : “Avoir une vue unifiée du client à 360 degrés”. Mais pour Jacques, patron avec 20 salariés, ce sera “Mieux gérer mes ventes”.
Essayons de trouver un équilibre entre la vision globale de Benioff et la simplicité recherchée par Jacques.
À l'origine, les CRMs s'articulaient autour de trois axes : Vente, Support et Marketing. Avec le temps, les éditeurs ont ajouté d'autres fonctionnalités pour se différencier… Résultat des courses, aujourd'hui, un CRM complet peut potentiellement répondre aux besoins de toutes vos équipes ayant un contact, de près ou de loin, avec le client.
Néanmoins, seuls quelques CRMs peuvent vous promettre de tout centraliser.
Avant de répondre à la question “Est-ce que je peux construire un CRM dans Notion?”, nous vous avons listé ci-dessous les fonctionnalités les plus demandées par les dirigeants de TPE / PME qui veulent se rapprocher au maximum d’un CRM complet.
Parcourez-les et demandez-vous : “De quoi j’ai vraiment besoin maintenant vs. ce dont je vais avoir besoin dans un an ?”
📂 Gestion des prospects / leads (L'inbox à cartes de visites)
📋 Formulaire de capture de leads
📈 Scoring
📇 Gestion des contacts et des comptes (Carnet d'adresse mis au propre)
📊 Tunnel de vente (Centralise les deals en cours visuellement)
💹 Projections des ventes/financières
📉 Reporting sur la conversion
🗣 Historique des discussions (Suivi des interactions à tous niveaux)
📧 Echanges email
📞 Enregistrement des appels
📝 Notes de réunion
✏ Modification des infos personnelles
🧱 Catalogue produit (Centralise l'ensemble des produits)
🎫 Gestion des demandes entrantes / Tickets (Classe et priorise les demandes non-commerciales)
📧 Conversion d'un email en ticket CRM
👥 Collaboration sur ticket
📄 Gestion d’offres/devis (Crée, envoie et suit les offres.)
📑 Génération du PDF
🔍 Suivi des ouvertures et acceptation client
✍ Signature électronique
💰 Facturation (Convertit les offres en factures et suit les paiements)
🔄 Conversion du devis en facture
✔ Réconciliation des paiements
⏰ Rappels de paiement
📆 Gestion des tâches et du calendrier (Organise le travail quotidien)
📉 Reporting (Vue d'ensemble via des dashboards)
⚙ Automatisation (Réduit les tâches répétitives et évite les erreurs)
🔔 Alertes automatiques et notifications
🔍 Enrichissement de données client
🔗 Synchronisation aux outils tierces
🛤 Parcours client automatisés
🗣️ DISCLAIMER : les fonctionnalités ci-dessous sont souvent absentes des CRMs proposés aux PMEs. En règle générale, ceci est géré dans un outil à part, tel que Mailchimp ou Sendinblue.
📋 Gestion des listes marketing (Lie les contacts à des listes pour des campagnes ciblées)
🎯 Listes sur base d'un segment
❌ Listes d'exclusion
📧 Campagnes d'email (Email builder pour le marketing)
✒ Email builder
📤 Mass emails
👁 Tracking
Note : Un CRM doit répondre à vos besoins, pas vous noyer sous ses fonctionnalités. Choisissez ce qui compte le plus pour vous et votre équipe.
Bien, maintenant que vous avez une vue sur les fonctionnalités types, penchons-nous deux minutes sur les aspects techniques 👇
Comment est construit un CRM et peut-on en reproduire un dans Notion ?
Un CRM, comme tout outil digital, n’est qu’un ensemble de bases de données, d’interfaces et d’automatisations.
En gros, le CRM, c’est l’app qui gère les relations client. Et, pour un CRM axé “ventes” comme Pipedrive, son modèle de données simplifié ressemble un peu à ça :
Malheureusement, même avec une bonne compréhension de ce modèle, à l’époque, construire n’importe quelle app soi-même sans être développeur était impensable. Le monde des entreprises était alors divisé entre :
Les grosses boites qui pouvaient se permettre de faire développer des outils sur mesure en code,
Les PMEs qui louaient des solutions informatiques proposées par un nombre très restreint d’éditeurs (le début du modèle SaaS),
Les boites qui ont essayé tant bien que mal de s’en sortir avec Excel
En 2010 :
PME : “SQL, Ruby, Java…?!?!”
Editeur : “Oui”
PME : “Epargnez-moi votre charabia, et vendez-moi donc ce Céairèm !”
Editeur : “Ok 😎”
Aujourd’hui, grâce aux outils NoCode, n’importe quel entrepreneur s’intéressant à ce qu’est une base de données, même de manière conceptuelle, peut construire un outil fonctionnel.
En 2023
Editeur : “J’ai un super CRM qui va vous permettre de gérer votre relation client !”
PME : “J’ai construit un système sur mesure sans code”
Editeur : “Ok 😭”
La réponse est donc OUI, dans une certaine mesure, pour certaines boites, vous pouvez tout à fait créer votre CRM dans Notion. À condition de bien préparer ce que vous allez construire, et ce sur quoi vous devrez faire une croix...
À quoi ressemblerait un CRM dans Notion et jusqu’où peut-on aller ?
Comme vous le savez, dans Notion tout part d’une page blanche (sauf si vous avez eu la mauvaise idée de dupliquer 10 templates que vous n’utilisez pas).
De cette page blanche, vous allez :
Créer des bases de données,
Créer des modèles de base de données
Créer des tableaux de bords
Et puis, si c’est pertinent quelques automatisations pour gagner davantage en efficacité.
(Si ce que je viens de dire ne vous paraît pas évident, je vous invite fortement à relire cette édition de ma newsletter.)
Étant donné qu’un CRM n’est qu’un ensemble de bases de données, d’interfaces et d’automatisations, vous comprendrez qu’il est possible d’en construire une version simple dans Notion.
Cela devient très intéressant de faire son CRM dans Notion à partir du moment où vous profitez de la centralisation de vos données et de vos processus. Dans le même outil, vous allez pouvoir avoir votre CRM + votre gestion de projet, votre gestion des temps, votre base de connaissance, etc.
Voici ci-dessous, le modèle de données que vous pouvez imaginer construire sur Notion. Chaque carte représente une base de données et les flèches indiquent qu’il existe une relation entre les deux bases de données.
Voyez vous, les bases de données de projets / gestion des temps n’étaient historiquement pas prévues dans les CRM. C’est du coup un vrai atout de Notion puisque vous allez pouvoir annexer à votre CRM votre gestion de projet, votre gestion d’équipe et toutes autres bases que vous souhaitez ajouter, sans jamais quitter Notion.
La façon dont vous allez construire tout ça dans Notion (les propriétés, les templates, les tableaux de bord) dépendra très fortement du type de services proposés ainsi de la manière dont le processus commercial est géré dans votre entreprise.
Si vous voulez voir un peu plus en détail comment construire un CRM sur Notion, je vous invite à (re)lire l’édition #7 de ma newsletter, section 4. Il s’agit d’un exemple de CRM pour une boîte de service, avec peu de leads entrants et des clients high-ticket.
À partir de quel moment utiliser un autre CRM ?
Vous avez peut-être remarqué qu’un CRM Notion correspond souvent aux mêmes types d’entreprises : des boîtes de service avec une facturation relativement simple (jours hommes, horaire, au projet) et un nombre de leads qui ne dépasse pas 1000 entrées par an. Mais il y a encore quelques considérations à garder en tête.
Alors, à partir de quel moment utiliser un autre CRM ?
Si votre cycle de vente est très court pour un grand volume d’opportunités.
Si vous avez un catalogue de services complexe
Si votre équipe de vente, votre équipe marketing et/ou votre équipe support travaillent en même temps sur la même base clients et doivent se “nourrir” des infos produites par l’autre département.
Si vous voulez restreindre l’accès à certains deals ou certaines listes clients à des utilisateurs particuliers de votre système
Si vous voulez des tableaux de bords dynamiques intégrés en temps réel à vos datas
Améliorer votre CRM maison vous coutera de plus en plus cher au fur et à mesure que vous voudrez tendre vers des fonctionnalités couvrant les cas d’usage ci-dessus. La courbe de vos coûts vs. bénéfices risque de s’inverser trop rapidement.
N’oubliez pas que choisir une licence de solution CRM solidement implantée, c’est bénéficier du travail des meilleurs devs et product designers du monde tout en restant concentré sur la mission de votre propre boite.
Et voici un recap global des fonctionnalités typiques d’un CRM et de ce que vous pouvez attendre avec Notion
🥳 Pas besoin de toutes ces fonctionnalités avancées, Notion fera très bien l’affaire
Génial ! Alors ne perdez pas une seconde. Vous avez beaucoup à gagner en très peu de temps 🚀 Et si vous avez besoin d’aide, Riri est là pour vous 👉
❌ Notion ne conviendra pas, mais je ne sais pas quel CRM choisir
C’est là que Brulance intervient. Après 5 ans à améliorer du Salesforce, Hubspot, Sellsy, Teamleader, Pipedrive (…), Brulance est sûrement le meilleur partenaire pour vous donner la solution qui vous conviendra le mieux, de façon agnostique.
Disclaimer : Brulance n’a aucun partenariat avec les outils digitaux recommandés.
En conclusion : CRM dans Notion ou pas ?
Si vous ne gériez pas du tout vos leads, que vous faisiez ça “dans votre tête”, sur un cahier ou un excel pourri, alors oui : utiliser Notion vous fera gagner du temps.
Si vous êtes seuls, que vous faites du service et que vous utilisez déjà Notion pour gérer tout le reste de votre activité, il y a un vrai atout à avoir son CRM dans Notion.
Si vous ne gériez rien du tout mais que vous êtes en train de développer une stratégie 360 : implémentez un CRM métier.
Si vous utilisiez Pipedrive ou Hubspot et que vous vous demandez si Notion pourrait faire le taf équivalent : non absolument pas (sauf si vous utilisiez que 5% des fonctionnalités)
Si vous êtes en train de construire une usine à gaz avec Notion avec des automatisation dans tous les sens, c’est probablement que vous devriez vous tourner vers un CRM spécifique.
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Du lourd ! Très bon breakdown de ce qu'il est possible de faire avec Notion. Selon moi, Notion est le choix pour un outil de CRM simple et sans chichi