#4 - Les 5 vérités à propos de Notion

Et comment y faire face pour gagner en productivité avec cet outil

Hello, c’est Riri 👋

Je suis ravie de te retrouver pour cette 4ème édition de ma newsletter Les Outils de Riri !

Notion est l’outil le plus puissant que je connaisse. Et si tu en as déjà entendu parlé ou que tu l’as déjà ouvert, tu penses sûrement aussi qu’il a un sacré potentiel. Mais attention, car peu de gens l’utilisent correctement. Et donc encore trop peu de gens (à mon goût) en tirent vraiment profit.

C’est pour ça que je suis là !

Je vais te montrer au fur et à mesure de mes newsletters et de mon contenu comment bien l’utiliser. Pour que tu puisses vraiment gagner en productivité et organiser tes activités.

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Au programme aujourd’hui :

• La vérité sur Notion

• Un récap des dernières nouveautés

• Les intégrations sur Notion

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La vérité : Notion n’est pas magique.

J’en ai parlé brièvement la semaine dernière sur LinkedIn. Et je voudrais revenir sur ce sujet de la “hype” de Notion.

Notion compte une communauté incroyable de +30M d’utilisateurs et une grande partie d’entre eux sont tellement convaincus par l’outil qu’ils en font gratuitement la pub en en vantant les mérites.

Et je comprends, car oui, c’est un outil incroyablement puissant.

Mais si tu n’utilises pas encore Notion, ou que tu commences seulement à l’utiliser, tu vas croire que “c’est un outil magique” et qu’il va régler tous tes problèmes d’organisation au quotidien.

Tu vas l’installer, tu vas trouver ça super car tu vas pouvoir créer plein de pages en 2 clics et utiliser les petites fonctionnalités en tapant “/” sur ton clavier.

Sauf que quelques mois plus tard, tu vas dire :

• “J’ai créé plein de pages mais maintenant je perds plus mon temps qu’autre jour à retrouver mes infos”

• “Je me sens dépassé.e par toutes les fonctionnalités de l’outil”

• “Cet outil n’est pas assez structuré pour moi, il y a trop de libertés”

Et j’en passe.

J’aimerais donc mettre en garde ceux qui ne sont pas encore sur Notion et qui me lisent. Oui, Notion est un outil incroyable mais non il n’est pas “magique” et ce n’est pas les doigts dans le nez que tu vas l’apprivoiser.

Les 5 vérités à propos de Notion et comment agir pour vraiment gagner en productivité :

1) Notion est juste un outil 🔧

Notion n’est pas une fin en soi. Si tu installes Notion sans vraiment savoir ce que tu veux accomplir avec cet outil, tu as 100% de chance de te planter et de perdre encore plus ton temps.

❌ ”Je veux utiliser Notion (car tout le monde dit que c’est trop bien).”

✅ ”J’ai tel besoin. Notion semble être un bon outil pour y répondre. Voyons comment l’utiliser pour arriver à mes fins.”

Donc :

Avant d’utiliser Notion et de commencer à créer des pages dans tous les sens, réfléchis à ce qui te fait perdre le plus de temps aujourd’hui, et commence par là. N’essaie pas de tout solutionner d’un coup. Voici les besoins que tu pourrais commencer par couvrir :

• La gestion de projet

• La création de contenu

• Un CRM simple mais efficace

Une fois que tu as trouvé le besoin le plus urgent, réfléchis à la manière dont tu y réponds aujourd’hui, et la manière donc tu souhaites y répondre dans l’idéal.

Ensuite, commence à construire ce qu’il faut sur Notion. Et pour ça, tu peux t’instruire avec mon mini-cours sur la création de modèle de données dans une édition précédente de ma newsletter.

2) La flexibilité de Notion peut être déconcertante 😫

Notion est un outil extrêmement flexible. Si flexible que lorsque tu l’ouvres pour la première fois tu atterris sur… une page blanche.

Et c’est toi qui dois te construire ton environnement de travail afin que tu puisses travailler de manière structurée ensuite.

Certains diront que tu peux commencer par télécharger des templates pour te cadrer. Honnêtement, je suis très mitigée.

Pratiquement 100% de mes clients qui ont téléchargé des templates n’étaient pas beaucoup plus avancés et pire… certains se retrouvaient avec 5 bases de tâches différentes à cause de tous les templates qu’ils ont voulu tester.

Cette flexibilité est bien évidemment une grande qualité lorsque tu connais bien l’outil et que tu as compris la méthodologie pour construire ton espace de travail (voir mes éditions précédentes 😉).

Si tu es quelqu’un de totalement déstructuré, cela risque d’être compliqué pour toi de te construire ton espace de travail et donc d’utiliser Notion.

Par contre, je suis persuadée que lorsque tu as un espace bien construit entre les mains, cela peut t’aider à être plus organisé.

Donc :

Je t’encourage à te faire accompagner si tu penses que Notion peut répondre à tes besoins mais que tu n’as pas une logique structurée.

3) Notion ne répond pas à tous les besoins 😉

C’est ce que certains appellent la “Notionite” : vouloir TOUT faire dans Notion.

Beaucoup pensent que Notion est la solution à tous leurs problèmes : quand ils commencent avec Notion, ils veulent intégrer tous leurs processus à l’intérieur.

Car chacun veut aussi minimiser le nombre d’outils et d’interfaces à utiliser pour gérer tous ses besoins opérationnels.

C’est une bonne pratique d’essayer de limiter le nombre d’interfaces différentes à utiliser, mais il faut également savoir faire la part des choses et faire appel à des outils spécialisés lorsque c’est nécessaire.

Quand est-ce nécessaire ?

• Lorsque tu dois faire trop de compromis sur les fonctionnalités que tu souhaiterais pour couvrir ton besoin. Exemple : tu aimerais un CRM dans lequel tu peux tracker tous les emails envoyés pour chaque prospect.

• Lorsque reproduire ce qu’un autre outil pourrait faire nativement te prend beaucoup trop de temps / te coûte beaucoup trop d’argent. Exemple : créer un workflow super complexe sur Zapier ou Make avec beaucoup d’actions déclenchées quotidiennement.

• Lorsque tu dois faire du double encodage pour de toute façon aller remettre des données dans un autre outil et que ces données dans Notion ne te servent à rien d’autre à part “les avoir dans Notion”.

4) La courbe d’apprentissage est longue 🐌

Ce n’est pas du jour au lendemain que tu pourras naviguer dans Notion les yeux fermés.

Beaucoup de gens pensent que ce sont les “fonctionnalités” qui sont les plus difficiles à appréhender.

Je ne suis pas tellement d’accord.

Ce qui prend surtout du temps, c’est la logique de construction. C’est traduire un processus opérationnel en un “outil” construit sur Notion avec des bases de données, des vues, des boutons, des templates de base de données, …

Certaines personnes utilisent Notion quotidiennement depuis 3 ans mais n’ont toujours pas réussi à construire quelque chose d’efficace…

(Heureusement, quand ces personnes deviennent mes clients, on inverse la tendance 😍)

Bien-sûr, certaines fonctionnalités mettent du temps à être assimilées, notamment les fonctionnalités plus avancées comme les relations, les rollups, les formules, les templates de base de données.

Donc :

• Donne-toi le temps d’investir l’outil

• Sois curieux.se

• Forme toi, pose des questions, fais-toi aider

5) C’est un travail permanent 😉

Ton métier évolue, ton activité croît, tes processus opérationnels changent : ton Notion évoluera aussi.

C’est là la force de Notion : tu peux faire évoluer ton espace de travail avec ton activité.

Personnellement, je ne passe pas plus d’1 mois sans rien modifier à mon espace Notion. Ce ne sont pas forcément des changements qui me prennent des heures ni qui viennent chambouler mon quotidien, mais qui me permetent de gagner en efficacité à chaque fois.

Donc :

• Prends régulièrement le temps de re-réfléchir à ton utilisation de Notion : est-ce qu’il y a un endroit où tu perds régulièrement du temps ?

• Ne laisse pas les choses traîner trop longtemps : être efficace ça demande un peu de temps aussi, donc autorise-toi quelques minutes de temps en temps pour te ré-organiser.

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Bref, plutôt que de croire aveuglément au mythe de la magie de Notion, sois réaliste, informe-toi, forme-toi, organise-toi et sois patient.e dans l’adoption de l’outil.

Et surtout, n’hésite pas à te faire accompagner si tu as besoin d’aide.

Ce n’est d’ailleurs pas pour rien que le métier “Consultant Notion” existe (même si il y a de tout et de rien dans les profils, comme dans tous les métiers 😉).

Récap des dernières nouveautés

Il y a eu beaucoup de nouveautés ces derniers mois donc je vais faire un petit récap pour être sûre que tu n’aies rien loupé.

Avec ces nouveautés, Notion continue de s’imposer comme un outil sacrément complet et pouvant être utilisé par tout type d’organisation.

1. Les identifiants uniques

C’était une des propriétés pourtant si basique qu’il manquait à Notion pour faire une gestion de projet efficace.

Que ce soit pour numéroter des User Story, des tâches ou même les projets en eux même, cela te permettra de facilement faire référence à ces éléments notamment lorsque tu travailles en équipes ou avec des partenaires.

À savoir :

• Les identifiants uniques commencent toujours à 1 et sont attribués à chaque page, même celles qui sont supprimées.

• Les numéros d'identification ne changeront jamais.

2. Le remplissage automatique de l’IA dans les propriétés

Cette nouvelle fonctionnalité a fait beaucoup de bruit au sein de la communauté, car elle ouvre à nouveau un monde de possibilités incalculable dans l'utilisation de Notion.

L'IA peut à présent :

• Résumer le contenu de ta page

• Récupérer des informations spécifiques (par exemple : les personnes mentionnées sur la page)

• Répondre à une instruction personnalisée

On peut par exemple imaginer les simples cas d'usages suivants :

• Résumer le contenu d'une note de réunion

• Résumer le contenu d'un article extrait du web via l'extension Save to Notion (comme sur le GIF)

• Extraire des tâches à accomplir en fonction du contenu de la page

• Générer des contenus pour tes réseaux sociaux

• Extraire les informations importantes d'une page

Par contre, il faut le forfait "IA de Notion" pour pouvoir s'en servir.

3. Les nouveaux modèles de gestion de projet

Lorsque tu vas dans la galerie de Modèles depuis Notion, tu vois maintenant apparaître plusieurs modèles dans la catégorie “Suggérés”, notamment :

• Projets et tâches,

• Projets, tâches et cycles (= sprint)

Ces modèles permettent de te générer un environnement tout fait pour gérer tes projets avec les bases déjà interconnectées.

Si je dois donner mon avis sur cette nouveauté :

Ce qui m’embête un peu avec le modèle de sprint, c’est qu’il s’agit carrément d’un système avec des fonctionnalités qu’on ne peut (pour l’instant) retrouver qu’à cet endroit.

Ca veut dire que même si on le voulait on ne pourrait pas reproduire ce template. Je trouve ça dommage pour toutes les personnes qui ont un système de gestion de projet déjà bien rodé mais qui auraient bien voulu ajouter cette fonctionnalité. Ils devront migrer toutes leurs données dans ce template là.

Je fais notamment référence à ce pop up qui apparaît lorsqu’on veut “terminer un sprint” :

Sinon, mon avis reste le même sur les templates, qu’ils soient gratuits ou non (j’en parlais ici).

4. Les propriétés connectées à Google Drive et Figma

Notion permet à présent de lier un fichier Google Drive ou Figma directement dans une propriété.

L’avantage : tu ne dois plus sortir de Notion pour aller chercher le lien de ton fichier et le coller dans Notion. Tu peux directement naviguer dans ton Drive depuis Notion.

Idem pour Figma.

5. Les dépendances avec reprogrammation automatique

Lorsque tu as créé des dépendances entre tes tâches et que l’une d’entre elle est en retard, ça reporte toutes les tâches futures.

Avec cette fonctionnalité, je pense que Notion continuer de s’imposer comme un outil de gestion de projet solide.

Je commence à être convaincue que Notion a tout ce qu’il faut pour être utilisé au sein d’équipes de grands groupes, d’institutions publiques où toute autre organisation avec un besoin de contrôle et de planification minutieux des projets.

Les intégrations sur Notion

Cette newsletter commence déjà à devenir longue mais avant de te quitter, je voulais te parler des intégrations sur Notion.

Même si on décrit souvent Notion comme un outil « tout-en-un », je ne t’apprends rien en te disant qu’il ne fait pas « tout ». Parfois, tu vas avoir d’autres outils qui gravitent autour de Notion pour répondre à des besoins spécifiques.

L’idéal c’est de pouvoir accéder à tous ces outils qui gravitent directement depuis Notion. Heureusement, Notion a bien compris ce besoin et permet beaucoup d’intégrations.

Pour avoir une idée de toutes les intégrations “Natives”, tu peux déjà taper “/intégrations” sur ton clavier et parcourir la liste.

Mais savais-tu que tu pouvais intégrer bien plus que ça ?

Dès le moment où tu peux obtenir un lien “iFrame”, tu peux le coller sur la page et cliquer ensuite sur “Intégrer dans cette page”.

L’avantage des intégrations c’est que tu peux interagir avec le contenu intégré sans quitter Notion. Je ne dis pas que c’est pratique pour travailler sur ton contenu externe à l’intérieur de Notion, mais surtout pour le consulter.

Voici les 3 intégrations dont je me suis servie plus d’une fois :

Miro

Miro est une plateforme de collaboration visuelle qui facilite le travail d'équipe à distance en permettant la création et le partage d'idées sous forme de tableaux virtuels interactifs.

Il suffit de coller directement le lien de partage sur ta page Notion ou d’utiliser le raccourci “/miro”.

Très pratique pour illustrer des propos dans une page faisant référence à un processus ou à une architecture par exemple.

Airtable

Je vous reparlerai un jour des différences entre Notion et Airtable. Mais toujours est-il que parfois, Airtable est un bon complément à Notion pour certains besoins.

Tu peux intégrer une vue airtable sur une page Notion tout simplement comme ceci :

• Clique sur “Share & sync” depuis une vue Airtable

• Clique ensuite sur “Embed this view”

• Copie le code “iFrame”

• Colle le sur ta page Notion.

Si tu as créé des dashboards sur Airtable, tu peux les consulter directement depuis Notion.

Loom

Loom est un outil de capture d'écran et d'enregistrement vidéo qui permet de créer et de partager facilement des vidéos explicatives.

Il suffit de coller directement le lien de partage sur ta page Notion ou d’utiliser le raccourci “/Loom”.

Cette intégration d’avère très pratique dans le cadre de la gestion de la connaissance ou la formation.

Voilà, c’est fini pour aujourd’hui ! Ooooh 😞  Mais on revient dans deux semaines ! Aaaah 😃

Riri 🌸

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