#2 - Comment créer ton modèle de données sur Notion ?
4 étapes pour créer les fondations de ton espace
Hello, c’est Riri 👋
Je suis ravie de te retrouver pour cette 2ème édition de ma newsletter Les Outils de Riri !
Notion est l’outil le plus puissant que je connaisse. Et si tu en as déjà entendu parlé ou que tu l’as déjà ouvert, tu penses sûrement aussi qu’il a un sacré potentiel. Mais attention, car peu de gens l’utilisent correctement. Et donc encore trop peu de gens (à mon goût) en tirent vraiment profit.
C’est pour ça que je suis là !
Je vais te montrer au fur et à mesure de mes newsletters et de mon contenu comment bien l’utiliser. Pour que tu puisses vraiment gagner en productivité et organiser tes activités.
Au programme aujourd’hui, un mini-cours sur “Comment créer ton modèle de données sur Notion” 🤓 (pas si mini que ça).
Voici ce que tu vas apprendre :
Combattre le syndrome de la page blanche sur Notion
L’importance des bases de données
Qu’est ce qu’une base de données ?
Comment construire ton modèle de données sur Notion en 4 étapes
Temps de lecture : 18 min
1. Le syndrome de la page blanche sur Notion
Lorsque tu ouvres Notion pour la première fois, tu tombes sur… une page blanche. Et c’est là la plus grande difficulté. C’est un changement radical par rapport à d’autres outils numériques qui proposent d’emblée une interface avec du contenu pré-établi. Notion en revanche offre une flexibilité infinie pour créer et organiser ton espace de travail, ce qui sera une vraie force lorsque tu sauras t’en servir (après avoir lu ma newsletter quoi) 😉.
Quand tu es sur cette page blanche, comme la plupart des utilisateurs, tu vas faire l’une ou l’autre de ces deux choses (ou les deux) :
Tu vas créer des pages, et des sous-pages, et des sous-sous pages, … à n’en plus finir.
Tu vas utiliser les templates proposés gratuitement par Notion, et tu vas en télécharger plein, partout, partout.
Au début, tu as peut-être l’impression de devenir plus productif.ve, car tu collabores avec tes collègues, tu mets par écrit plein de choses qui étaient dans ta tête et tu commences à rassembler toutes tes données dans un seul outil.
❌ Le problème, c’est que si tu n’es pas structuré, ta productivité risque de rapidement diminuer, comme je le schématisais dans un de mes posts LinkedIn :
Mais ça, c’est si tu n’as pas la méthodologie pour concevoir ton espace de travail.
Aujourd’hui, je vais t’apprendre cette méthodologie.
2. L’importance des bases de données
Les bases de données te permettent d’organiser et de structurer tes informations, de les relier entre elles, de les trier, de les filtrer et de créer des vues spécifiques pour t’apporter la bonne information au bon endroit.
C’est là toute la différence avec un tableur (comme Excel ou Google Sheets) dans lequel tes données peuvent tout à fait être déstructurées. J’expliquais d’ailleurs la différence entre un tableur et une base de données cette semaine dans ce post.
Si tu n’utilises pas les bases de données de manière organisée dans Notion, tu risques de perdre beaucoup de temps à chercher des informations dispersées dans différentes pages ou de multiples bases de données (on a tous ce pote qui a 4 bases de tâches différentes dans son espace).
3. Qu’est ce qu’une base de données dans Notion ?
3.1. Définition
Mais avant toute chose, un tout petit peu de théorie pour commencer.
Qu’est ce qu’une base de données ?
Pour faire simple, il y a deux dimensions dans une table de base de données : des lignes et des colonnes.
Chaque ligne est un enregistrement de la table. Par exemple un projet.
Chaque colonne est une propriété, c’est à dire une caractéristique, un attribut, qui précise l’objet (comme une date, un responsable, un type, etc).
Ce qui est sur-puissant, c’est que dans Notion, chaque ligne de ta base de données est une page en elle-même, dans laquelle tu peux écrire du contenu.
Donc, dans Notion, une base de données est un ensemble de pages.
Bien-sûr, tu n’es pas obligé.e d’écrire du contenu dans ces pages. Dans ce cas-là, il s’agira d’une base de données classique (mais agréable à utiliser) comme tu pourrais l’avoir dans Airtable par exemple (pour ceux qui connaissent).
3.2. Les propriétés
Pour chacune de tes pages, c’est-à-dire pour chacun des éléments de ta base de données, tu peux rajouter autant de propriétés que tu veux.
Ces propriétés sont importantes car elles te permettront de filtrer, trier et chercher dans tes données par le suite.
Pour chaque propriété que tu rajoutes, tu dois choisir un type.
Il y a les propriétés de base : de “Texte” jusqu’à “Téléphone”
Et les propriétés avancées : de “Formule” jusqu’à “Dernière modification par”
Au fur et à mesure de mes newsletters, je t’apprendrai à masteriser ces différentes propriétés. Mais une chose à la fois 😉
3.3. Les vues
Ce qui fait la force de Notion, c’est que les bases de données ne sont pas statiques.
Tu peux les afficher sous des formes différentes : des vues.
La première chose qui caractérise une vue, c’est la disposition de la base de données. Dans Notion, il y a à ce jour 6 manières de visualiser tes données :
Ensuite, pour chacune de ces dispositions tu peux jouer avec 4 autres éléments :
Propriétés : les propriétés que tu décides d’afficher ou de masquer
Filtres : pour afficher uniquement certains éléments de la base de données dans la vue, en fonction des valeurs des propriétés.
Tris : pour modifier l’ordre d’affichage des éléments dans la vue, en fonction des valeurs de leurs propriétés.
Grouper : pour regrouper les éléments en fonction des valeurs d’une propriété.
Voici ci-dessous plusieurs vues de la même base de données de projets :
Ps : chaque élément de ma base est une page à part entière que je peux ouvrir en cliquant sur le bouton “Ouvrir” qui s’affiche lorsque je survole la ligne dans une table ou lorsque je clique sur la carte dans la vue Kanban.
👉🤔 Si tu te demandes comment créer une base de données, j’explique ça dans le point 4.2.
4. Comment construire ton modèle de données en 4 étapes :
Maintenant que tu as compris ce qu’était une base de données sur Notion et que tu as compris à quel point c’était important pour construire un espace dans lequel tu vas être productif, tu vas pouvoir passer à l’action.
Pour cela, j’ai construit une méthodologie en 4 étapes :
4.1. Conçois ton modèle de données
La première étape est de concevoir ton modèle de donnée. Ton what ?
Un modèle de données est une représentation graphique des éléments de données de ton entreprise / activité, et la manière dont ces éléments sont connectés entre eux.
En d’autres mots, il s’agit d’identifier toutes les bases de données qui constitueront les fondations de ton espace Notion et quels liens tu voudras faire entre ces bases.
Pour représenter cela graphiquement, tu peux faire ça sur papier (à l’ancienne 🤓) ou sur un outil de visualisation super simple et cool à utiliser comme Miro.
Tu vas te poser la question suivante : qu’est ce que j’ai besoin de gérer / traiter dans le cadre de mon activité ❓
Ensuite tu vas répondre à cette question. Par exemple :
“J’aimerais pouvoir gérer mes projets et mes tâches, j’aimerais aussi pouvoir recenser tous mes clients et pour chacun de mes clients voir les différents projets réalisés. J’aimerais aussi pouvoir prendre des notes de réunions lors de mes réunions avec mes clients. Enfin, j’aimerais bien pouvoir gérer mes contenus pour pouvoir avoir une présence sur les réseaux sociaux. Ah oui, et je voudrais aussi pouvoir gérer les différents objectifs que je fixe pour mon entreprise.
Voilà, en gras, tu as toutes tes bases de données. Ce sont en fait tous les éléments qui ont besoin d’être structurés de la même manière, c’est-à-dire qui vont avoir les mêmes propriétés. Par exemple, tu ne vas pas ranger tes clients dans la même base que tes tâches, car ils n’ont aucune propriété en commun.
Une fois que tu as ça, tu peux les représenter graphiquement avec des rectangles.
Ensuite, pour chacun de ces éléments, tu vas te demander ce qui les définit, ce qui les caractérise : les propriétés. En gardant bien évidemment en tête que ces propriétés te permettront de filtrer, trier et grouper ta base de donnée.
Par exemple, dans une version simple, ça pourrait donner ça :
Maintenant, tu vas pouvoir passer à l’action et commencer à construire tout ça dans ton Notion. Tu pourras revenir à ton schéma plus tard pour d’autres étapes.
4.2. Crée toutes tes bases de données et leurs propriétés
La particularité de Notion, c’est que tu peux créer des bases de données n’importe où dans ton espace. Le problème, c’est qu’après tu risques de ne plus savoir où elles sont et lesquelles tu as déjà créées.
Pour cette raison, je te conseille fortement de créer une page dans ton panneau de gauche qui s’appelle “Base de données” ou “Données sources” ou “Data sources”, t’as compris quoi.
C’est d’ailleurs la première page que tu devrais créer dans la construction de ton espace.
Dans Notion, chaque base de données est également une page à part entière. Cela veut donc dire que sur cette page “Bases de données”, tu vas créer une page par base de donnée. De cette manière :
Dans notre exemple, nous en avons que 6, mais si tu en crées plusieurs tu peux les regrouper par thème dans des encadrés comme ci-dessous :
Ensuite, nous allons créer les différentes propriétés de nos bases de données. C’est important de choisir le bon type de propriété ! Évite en tout cas ces erreurs :
Mettre un montant en € dans une propriété de type “Texte”
Confondre sélection et sélection multiple
Mettre un e-mail ou un téléphone dans une propriété de type “Texte”, il y a des propriétés prévues pour ça
Pour créer les propriétés, rien de plus simple :
4.3. Crée les relations
C’est le moment crucial 😃 Il faut maintenant que tu crées des liens entre tes bases de données pour que tu puisses créer des passerelles entre les éléments de bases de données différentes.
Pour cela, tu peux retourner à ton schéma et te demander quels liens tu aimerais établir entre tes différents éléments.
Par exemple :
“J’aimerais que mes projets soient décomposés en tâches”
“Pour chaque client, j’aimerais voir les différents projets réalisés”
“Dans le cadre de mes projets, j’aimerais prendre des notes de réunion”
“J’aimerais définir un certain nombre de tâches pour atteindre mes objectifs”
Il s’agit là de 4 relations.
Tu peux relier tes rectangles par des flèches pour caractériser la relation. On ne va pas se prendre la tête avec les relation 1…1, 1…n, n…n - Notion ne fait pas autant la différence et ce n’est pas important à ce stade.
Ensuite, il faut savoir que dans Notion tu devras rajouter des propriétés de type “Relation” pour pouvoir faire ces liens. Dans ta base de projet par exemple, tu auras une propriété appelée “Tâches” de type Relation.
Si ça t’aide, tu peux aussi les rajouter sur ton schéma dans une couleur différente :
Une fois que tout est clair pour toi, tu peux aller dans Notion pour aller créer tes relations. Voici comment faire (c’est beaucoup plus simple que ce que tu pensais) :
À savoir : quand tu es dans ta base de projet et que tu crées ta relation avec tes tâches, lorsque tu coches “Afficher dans Tâches”, la propriété “Projets” sera automatiquement créée dans ta base de tâche. Donc tu n’as pas besoin d’aller la créer de l’autre côté.
4.4. Crée tes modèles de base de donnée
La dernière étape de la construction des fondations de ton espace Notion, c’est de créer ce qu’on appelle les “Modèles de base de données”.
La plupart de tes bases vont contenir toujours le même type de pages. Par exemple, pour tes notes de réunions tu vas toujours vouloir avoir la même structure. Pour éviter de faire des copier-coller ou de réinventer la roue à chaque fois, tu peux créer un modèle pour ta base de donnée.
Ces modèles permettent de créer des structures de pages que tu peux ré-utiliser à chaque fois.
Pour une seule même base de données, tu peux créer plusieurs modèles. Par exemple, tu peux avoir plusieurs types de réunion : des points hebdomadaires ou des rapports mensuels n’auront pas la même structure.
Pour créer ces modèles là, la question que tu dois te poser est la suivante :
Quand j’ouvre un [client / projet / note de réunion], qu’est ce que j’ai envie de voir sous mes yeux ?
Voici la marche à suivre pour créer un modèle de base de données :
Comme tu l’as vu, tu peux déjà pré-remplir des propriétés pour te faire gagner du temps. À chaque fois que tu vas rajouter une page à ta base de données “Notes de réunion” il va te proposer de charger ce modèle là.
Ça, c’est la version simple des choses. Mais lis bien la suite :
Ce qui est incroyable avec Notion, c’est que dans ces modèles de base de données, on va pouvoir faire apparaître d’autres bases de données. Par exemple : dans ta base de données de projet, tu vas pouvoir configurer un template qui affiche automatiquement toutes les tâches et toutes les notes de réunions du projet que tu auras ouvert. Et ça, c’est grâce aux relations qu’on a créées entre nos bases de données.
C’est ça qui est si unique à propos de Notion et qu’aucun autre outil ne peut égaler, surtout car quand tu as compris le truc, c’est simple à faire.
Ma newsletter d’aujourd’hui devient un peu longue, donc j’expliquerai en détail comment créer ces modèles avec des bases de données à l’intérieur dans une autre édition, c’est promis !
Grâce à tout ce que je viens de t’expliquer, tu as maintenant une méthodologie pour concevoir ton espace de travail. Quelques petits commentaires :
Elle est valable également si tu utilises déjà Notion depuis 1 an, que c’est le bazar et que tu aimerais restructurer ton espace. C’est la méthodologie que j’utilise quand j’accompagne mes clients.
L’étape du schéma sur papier ou sur Miro, elle est surtout là pour que tu comprennes l’importance de voir la vue “Macro” de ton espace. Une fois que tu es à l’aise, tu peux faire ça dans ta tête mais ça demande de l’entraînement.
Tu ne vas certainement pas penser à tout ce que tu voudras gérer dans Notion dès le départ, car ton activité évolue et ta maturité sur Notion va évoluer aussi. C’est ok. À chaque fois que tu voudras rajouter des éléments à ta fondation, réfléchis bien comment cela s’imbrique avec le reste.
La construction du modèle de données est la première phase de ton espace de travail sur Notion. La deuxième, c’est de construire tes tableaux de bords, c’est-à-dire des pages sur lesquelles tu vas afficher plusieurs vues de tes bases de données et te créer de véritables petits outils de suivi pour gérer toutes les facettes de ton activité.
Mais…. je m’arrête ici, pour de bon 😜
Hyper précis et complet! Merci Riri